Stare modele i przyzwyczajenia są niewystarczające
Ani standardy naszego wykształcenia, ani tradycyjne modele zarządzania czasem, ani też nieprzebrane bogactwo narzędzi wspomagających zarządzanie, jak osobiste planery elektroniczne, Microsoft Outlook czy cyfrowe, przenośne organizery Palma (ang. Personal Digital Assistants — PDA’s), nie oferują nam skutecznych środków, które sprostałyby nowym stawianym nam wymaganiom. Stosując którykolwiek z tych procesów czy narzędzi, zapewne doszedłeś do wniosku, że nie są one w stanie sprostać szybkości, złożoności i zmienności priorytetów tego, co wpisane jest w zakres Twoich dzisiejszych obowiązków.
Umiejętność odnoszenia sukcesów, relaksacji i utrzymania samokontroli w tych bardzo płodnych, acz chwiejnych czasach wymaga nowych sposobów myślenia i działania. Istnieje ogromne zapotrzebowanie na nowe sposoby, technologie i zwyczaje w podejściu do pracy, które pomogłyby opanować otaczającą nas rzeczywistość.
Zobacz też: Jak rozpoznać wypalenie zawodowe?
Czas i zarządzanie nim
Tradycyjne podejścia do zarządzania czasem i organizacji osobistej były w swoim czasie użyteczne. Oferowały pomocne punkty odniesienia dla siły roboczej, która właśnie odchodziła od pracy w ramach procedur przemysłowej linii produkcyjnej do nowego rodzaju pracy, z koniecznością dokonywania wyborów, co robić, i swobodą decydowania, kiedy to robić.
Kalendarze – pomoc w organizowaniu czasu?
Od kiedy „czas” sam w sobie stał się czynnikiem pracy, kluczowym narzędziem stały się kalendarze osobiste. (Jeszcze w późnych latach 80. ubiegłego stulecia wielu profesjonalistów uznawało posiadanie kieszonkowego kalendarza dziennego za klucz do dobrej organizacji ich pracy; nawet dziś wielu uważa swoje kalendarze za podstawowe narzędzie pomagające zachować kontrolę).
Wraz z nastaniem nienormowanego czasu pracy pojawiła się potrzeba umiejętnego dokonywania wyboru tego, co należy robić. Znakowanie priorytetów metodą „ABC” czy tworzenie codziennych list zadań do wykonania to kluczowe techniki, które zostały wdrożone, aby w jakiś logiczny sposób wspierać ludzi w procesie dokonywania wyborów. Mając swobodę dokonywania wyboru tego, co robić, obarczony byłbyś także odpowiedzialnością za dokonywanie trafnych wyborów i swoją gradację priorytetów.
Zapewne odkryłeś, przynajmniej w pewnym stopniu, że kalendarze, choć ciągle istotne, mogą wspomagać organizację Twojej pracy tylko w niewielkim zakresie. Listy codziennych zadań czy uproszczona wersja oznaczania priorytetów także okazują się nieskuteczne w radzeniu sobie z mnogością i złożoną naturą zadań, z jakimi musi mierzyć się przeciętny profesjonalista. Praca coraz szerszego grona ludzi obejmuje konieczność radzenia sobie z dziesiątkami czy nawet setkami e-maili dziennie, nie dając przy tym żadnej tolerancji zignorowania choćby jednego zapytania, reklamacji czy zamówienia.
Niewielu ludzi może (czy powinno) oczekiwać, że wystarczy im zasada znakowania priorytetów metodą „ABC” czy pozostanie przy listach codziennych zadań do wykonania, które mogą zostać zupełnie zaburzone pierwszym lepszym telefonem czy niespodziewanym wezwaniem przez szefa.
Zobacz też: Czy warto być perfekcjonistą?
Fragment pochodzi z książki „Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” autorstwa Davida Allena (Wydawnictwo Helion, 2008). Publikacja za zgodą wydawcy.